AI en de secretaris: hoe kunstmatige intelligentie het werk verandert, maar niet vervangt
AI versnelt verslaglegging en documentanalyse, maar vergroot óók de behoefte aan menselijke duiding, integriteit en governance. Hieronder wat dit concreet betekent, plus een actuele update: de komst van de Nederlandse AI-fabriek in Groningen en de stand van AI-beleid in de publieke sector.
Efficiëntie in documentatie en voorbereiding
AI-tools kunnen agenda’s voorbereiden, conceptnotulen opstellen en lange stukken samenvatten. Dat bespaart tijd in het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen. Blijf wel de kwaliteitsbewaker: taalmodellen missen soms context, en feitelijke controle is onmisbaar.
1) Laat AI een eerste concept maken of samenvatten. 2) Valideer op feiten, besluitformulering, vertrouwelijkheid (AVG) en bestuurlijke gevoeligheden.
Nieuwe rol: van notulist naar kennisregisseur
De moderne secretaris wordt meer adviseur en regisseur van kennis: patronen in besluitvorming herkennen, consistenties bewaken over dossiers heen en tijdig risico’s signaleren. Dit vraagt bestuurlijk inzicht, datavaardigheden en een scherp ethisch kompas.
- Analyseer patronen in terugkerende agendapunten en besluiten.
- Signaleer risico’s (compliance, integriteit, inconsistenties in stukken).
- Maak AI transparant (bron, versie, beperkingen) in je stukken en verantwoording.
Grenzen en verantwoordelijkheden
AI raakt privacy, integriteit en publieke verantwoording. Richt daarom duidelijke spelregels in voor data-toegang, bewaartermijnen, modelkeuze en logging. Leg vast wanneer AI wel/niet wordt gebruikt en hoe je fouten corrigeert.
“AI helpt met snelheid, maar de secretaris waarborgt legitimiteit, zorgvuldigheid en context.”
Actueel (10 oktober 2025): de Nederlandse AI-fabriek
De EuroHPC Joint Undertaking heeft financiering toegekend voor een AI-fabriek in Groningen. Het expertisecentrum start in 2026; de supercomputer draait naar verwachting op volle kracht in 2027. Doel: Europese AI-capaciteit vergroten en samenwerking tussen overheid, wetenschap en bedrijfsleven versnellen.
- Hogere verwachtingen: meer datagedreven werken in publieke organisaties.
- Meer governance-werk: afspraken over modelgebruik, verantwoording en transparantie.
- Samenwerking faciliteren: tussen bestuur, IT/data en externe partners.
Uit recente analyses blijkt dat minder dan 30% van de publieke organisaties een vastgesteld AI-beleid heeft. Hier ligt een duidelijke taak voor de secretaris om beleid en procesafspraken te helpen borgen.
Scholing en toekomstperspectief
Investeer in AI-geletterdheid (prompting, datakwaliteit), AVG/compliance, en procesontwerp. Nieuwe functierollen dienen zich aan: informatieadviseur, governance-(AI) officer of digital secretaris.
Conclusie
AI verandert het vak wezenlijk: van uitvoerend naar strategisch. De meerwaarde van de secretaris ligt in duiding, integriteit en bestuurlijke verankering. Met de AI-fabriek in aantocht groeit de noodzaak om nu heldere spelregels en vaardigheden op te bouwen.