In de vorige blog beschreven we hoe de rol van de bestuurssecretaris zich door de jaren heen heeft ontwikkeld. Wat begon als een functie gericht op het beheren van informatie en het ondersteunen van bestuurders, is uitgegroeid tot een onmisbare positie binnen veel maatschappelijke organisaties. In de praktijk valt ons op dat de bestuurssecretaris steeds vaker wordt gezien als hoeder van de governance. Dat klinkt misschien abstract, maar in praktische zin raakt deze verantwoordelijkheid aan vrijwel alles wat te maken heeft met goed bestuur.
Meer dan een organisator van vergaderingen
Het beeld van de bestuurssecretaris als degene die agenda's opstelt, stukken verzamelt en notulen maakt, is allang achterhaald. Hoewel deze taken nog steeds onderdeel kunnen zijn van de functie, ligt de toegevoegde waarde tegenwoordig vooral in het zijn van een (strategisch) klankbord, een procesbewaker en smeerolie voor besluitvorming.
Bestuurders, toezichthouders en managementteams geven regelmatig aan toenemende regeldruk te ervaren in combinatie met steeds complexer krachtenveld. Uiteraard zien wij dat maatschappelijke organisaties wíllen voldoen aan wet- en regelgeving, wíllen rekening houden met verschillende stakeholders en transparant verantwoording wíllen afleggen over hun handelen. Tegelijkertijd volgen ontwikkelingen elkaar snel op en neemt de hoeveelheid informatie voortdurend toe. Juist in die dynamiek helpt de bestuurssecretaris om structuur aan te brengen. Niet door zelf besluiten te nemen, maar door ervoor te zorgen dat besluitvorming zorgvuldig, transparant en navolgbaar verloopt.
Bewaker van het proces
Good governance gaat niet alleen over de inhoud van besluiten, maar ook over de manier waarop die besluiten tot stand komen. Welke stakeholders zijn betrokken? Zijn risico's voldoende besproken? Is duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft? Zijn procedures gevolgd en afspraken nagekomen? De bestuurssecretaris houdt zicht op dit proces. Daarbij fungeert hij of zij niet zelden als het organisatorische geheugen. Die positie maakt het mogelijk om patronen te herkennen, risico's vroegtijdig te signaleren en aandacht te vragen voor onderwerpen die anders onderbelicht kunnen blijven.
Verbinder tussen bestuur en organisatie
Een tweede belangrijke rol is die van verbinder. Bestuurlijke vraagstukken spelen zich zelden uitsluitend af aan de bestuurstafel. Vaak raken ze meerdere afdelingen, externe partners, medezeggenschapsorganen of toezichthouders.
De bestuurssecretaris beweegt zich tussen deze verschillende werelden. Daardoor ontstaat zicht op uiteenlopende belangen, verwachtingen en informatiebehoeften. Die positie helpt om signalen uit de organisatie tijdig bij het bestuur te brengen en bestuurlijke besluiten helder terug te koppelen naar de organisatie.
Hiermee draagt de bestuurssecretaris niet alleen bij aan goede besluitvorming, maar ook aan draagvlak en begrip.
Een sleutelrol in maatschappelijke organisaties
Binnen de maatschappelijke organisaties is deze governancefunctie extra belangrijk. Maatschappelijke organisaties liggen onder een vergrootglas. Burgers, cliënten, politiek, toezichthouders en maatschappelijke partners verwachten (terecht!) dat besluiten zorgvuldig worden genomen en goed worden verantwoord. Dat vraagt om professionals die niet alleen processen kunnen organiseren, maar ook beschikken over bestuurlijke sensitiviteit, organisatiesensitiviteit en een scherp oog voor governance.
De bestuurssecretaris geeft invulling aan deze behoefte. Niet als bestuurder, niet als toezichthouder en niet als beleidsmaker, maar als de smeerolie voor goede besluitvorming. Degene die ervoor zorgt dat bestuur en toezicht optimaal kunnen functioneren. Juist daarom wordt de bestuurssecretaris steeds vaker gezien als een van de stille krachten achter goed bestuur.
Hoe herken je nu die stille kracht en waar let op bij de werving en selectie van een bestuurssecretaris? Meer daarover in onze derde en laatste blog: Een bestuurssecretaris werven - waar let je op?
Wil je meer weten over de werving en selectie van een bestuurssecretaris? Neem dan contact op met Michelle Flim via michelle@adj.nl of bel naar +31 30 737 11 85. Ze denkt graag met je mee.
Michelle Flim, adviseur bij ADJ en voormalig bestuurssecretaris.