Wie denkt dat de bestuurssecretaris enkel een moderne functie is, heeft slechts gedeeltelijk gelijk. De titel mag relatief nieuw zijn, maar de kern van het werk bestaat al eeuwen. In een serie van drie blogs willen wij de ontwikkelingen in de rol van bestuurssecretaris schetsen en aangeven waar op te letten bij de werving en selectie van bestuurssecretarissen.
Bestuurders hebben altijd behoefte gehad aan mensen die overzicht houden, informatie ordenen, besluiten vastleggen en ervoor zorgen dat bestuurlijke besluiten tot uitvoering worden gebracht. Wat veranderde, is de complexiteit van organisaties. Juist daardoor groeide de bestuurssecretaris uit van een administratieve ondersteuner tot een strategische spil in het bestuur.
Wortels in de oudheid
De oorsprong van het woord 'secretaris' ligt in het Latijnse secretarius. In het Romeinse Rijk werden hiermee vertrouwelingen aangeduid die werkzaam waren in de privévertrekken (secretum) van bestuurders en hoogwaardigheidsbekleders. Zij verzorgden correspondentie, hielden documenten bij en ondersteunden hun heerser/opdrachtgever bij bestuurlijke taken.
Ook in latere eeuwen waren vorsten, stadsbesturen en kerkelijke leiders afhankelijk van schrijvers, klerken en secretarissen. Zij vormden het geheugen van de organisatie en zorgden ervoor dat besluiten werden vastgelegd en gecommuniceerd. Zonder hen was effectief bestuur nauwelijks mogelijk.
De opkomst van moderne organisaties
De rol kreeg een nieuwe betekenis vanaf de negentiende en twintigste eeuw. Overheden groeiden, wet- en regelgeving nam toe en organisaties werden omvangrijker. Bestuurders konden niet langer zelf alle informatie verwerken en alle processen overzien. In deze periode ontstond de moderne secretarisfunctie. Waar aanvankelijk de nadruk lag op verslaglegging en administratieve ondersteuning, werd de rol geleidelijk breder. Secretarissen kregen steeds vaker verantwoordelijkheid voor de voorbereiding van vergaderingen, de bewaking van besluitvormingsprocessen en de afstemming tussen verschillende onderdelen van de organisatie.
Vooral binnen de maatschappelijke organisaties nam het belang van deze functie toe. Onder andere onderwijsinstellingen, zorgorganisaties, woningcorporaties en verenigingen en stichtingen kregen te maken met steeds complexere bestuurlijke vraagstukken. Besluiten moesten niet alleen effectief zijn, maar ook juridisch houdbaar, transparant en zorgvuldig verantwoord.
Van ondersteuning naar strategisch adviseur
In de afgelopen decennia heeft de functie opnieuw een ontwikkeling doorgemaakt. De toegenomen aandacht voor governance, toezicht, integriteit, participatie en verantwoording heeft geleid tot een verdere professionalisering van de rol.
Wij zien dat bestuurders opereren in een omgeving waar steeds meer nadruk ligt op afstemming en verantwoording, met name in relatie tot interne stakeholders, toezichthouders, medezeggenschapsorganen, maatschappelijke partners, burgers, politiek en media. Tegelijkertijd neemt de hoeveelheid informatie toe en volgen ontwikkelingen elkaar steeds sneller op.
Daardoor is de bestuurssecretaris steeds meer een strategische adviseur geworden. De rol van bestuurssecretaris richt zich niet alleen op het organiseren van vergaderingen of het opstellen van stukken, maar ook op het bewaken van bestuurlijke processen, het signaleren van risico's, het verbinden van partijen en het ondersteunen van kwalitatieve besluitvorming. De bestuurssecretaris bevindt zich daarbij vaak op een unieke positie: dicht bij bestuur en toezicht, maar met zicht op de gehele organisatie.
Waarom juist maatschappelijke organisaties baat hebben bij bestuurssecretarissen
Binnen de publieke sector komt de meerwaarde van de bestuurssecretaris misschien wel het sterkst naar voren. Publieke organisaties hebben te maken met een breed maatschappelijk speelveld, complexe verantwoordingsstructuren en uiteenlopende belangen.
Een bestuurder moet niet alleen sturen op resultaten, maar ook rekening houden met publieke waarden, complexe financiële structuren, regelgeving en maatschappelijke verwachtingen. Juist in die context helpt de bestuurssecretaris om overzicht te creëren en ervoor te zorgen dat besluitvorming zorgvuldig, transparant en navolgbaar verloopt. De functie draagt daarmee niet alleen bij aan efficiënt bestuur, maar ook aan de kwaliteit en legitimiteit van publieke besluitvorming.
Onmisbaar in een complexe bestuursomgeving
Waar de eerste secretarissen in de oudheid vooral documenten beheerden voor machthebbers, ondersteunen bestuurssecretarissen tegenwoordig bestuurders bij vraagstukken die veel verder reiken. De rode draad is echter hetzelfde gebleven: bestuurders helpen om goed geïnformeerde besluiten te nemen en ervoor zorgen dat de organisatie koers houdt.
De functie is zo meegegroeid met de ontwikkeling van organisaties zelf. Naarmate bestuur complexer werd, groeide ook de behoefte aan professionals die overzicht creëren, verbinding leggen en governance bewaken. Dat maakt de bestuurssecretaris vandaag de dag niet alleen een ondersteuner van het bestuur, maar een onmisbare schakel in good governance.
In deze blog hebben wij enkele grote lijnen in de ontwikkelingen van de rol van bestuurssecretaris willen schetsen. In de volgende blog meer over de bestuurssecretaris als hoeder van de governance.
Wil je meer weten over de werving en selectie van een bestuurssecretaris? Neem dan contact op met Michelle Flim via michelle@adj.nl of bel naar +31 30 737 11 85. Ze denkt graag met je mee.
Bronnen:
Handboek Corporate Governance
The Oxford Englisch Dictionary
Michelle Flim, adviseur bij ADJ en voormalig bestuurssecretaris.