De secretaris wordt vaak gezien als degene die “notuleert”, maar de functie gaat veel verder. Een goede secretaris is de drijvende kracht achter een effectieve vergadercultuur en transparante besluitvorming.
Hoe draagt de secretaris bij aan professionele vergaderingen?
Voorbereiding:
Zorgt dat de agenda duidelijk en haalbaar is.
Levert relevante stukken tijdig aan.
Checkt of de leden goed geïnformeerd zijn.
Procesbewaking:
Let op de voortgang en zorgt dat alle onderwerpen voldoende aandacht krijgen.
Houdt overzicht en signaleert wanneer besluiten niet goed worden vastgelegd.
Treedt op als procesadviseur bij complexe vraagstukken.
Nazorg:
Maakt besluiten en actiepunten inzichtelijk.
Bewaakt opvolging, bijvoorbeeld door een besluitenlijst of actielogboek.
Tips voor secretarissen die de vergadercultuur willen verbeteren:
Werk met een vast format voor agenda’s en notulen.
Plan regelmatig een evaluatiemoment over het proces.
Spreek vooraf de verwachtingen af: wat wil de voorzitter, wat wil het team?
Durf te benoemen als discussies verzanden of besluitvorming onduidelijk is.
Een uitnodigende, gestructureerde vergadercultuur begint bij een secretaris die zowel de inhoud als het proces in de vingers heeft.