Inleiding
De rol van de secretaris is de laatste jaren volop in ontwikkeling. Digitalisering heeft al veel veranderd in de manier waarop we vergaderen, besluiten vastleggen en informatie beheren. Met de komst van kunstmatige intelligentie (AI) dient zich een volgende fase aan. Wat betekent dat voor de secretaris? En welke kansen en risico’s brengt het met zich mee? Bovendien zijn er recent belangrijke ontwikkelingen in Nederland op het gebied van AI-beleid en -infrastructuur die directe implicaties kunnen hebben voor secretarisschappen binnen publieke organisaties.
Efficiëntie in documentatie en voorbereiding
AI-toepassingen worden steeds vaker ingezet voor het analyseren en samenvatten van teksten. Dat betekent dat het opstellen van vergaderverslagen, het voorbereiden van agenda’s of het opstellen van conceptnotulen deels kan worden geautomatiseerd. Tools als Microsoft Copilot, ChatGPT of andere taalmodellen kunnen grote hoeveelheden tekst verwerken en zodoende tijd vrijmaken voor strategische taken.
Toch blijft menselijke controle essentieel: AI kan fouten maken, nuance missen of de context verkeerd interpreteren. De secretaris blijft belangrijk als kwaliteitsbewaker én als degene die besluitvorming duidt en scherp houdt.
Nieuwe rol: van notulist naar kennisregisseur
Door AI kunnen secretarissen zich meer richten op advisering, patroonherkenning en bestuurlijke ondersteuning. In plaats van vooral taken uit te voeren, kan de moderne secretaris fungeren als brug tussen bestuur, management en data/IT. Denk aan:
Analyseren van besluitvormingspatronen of herhalende agendapunten
Signaleren van risico’s of inconsistenties in documenten
Data-ondersteund adviseren op basis van managementinformatie
Dit vereist zowel technologische affiniteit als bestuurlijke sensitiviteit en inzicht in proces- en governancevraagstukken.
Grenzen, verantwoordelijkheden en risico’s
Met meer automatisering komt ook meer verantwoordelijkheid. Bij AI-toepassingen in bestuurs- of overheidscontexten spelen thema’s als transparantie, privacy, verantwoording en ethiek extra sterk. De secretaris krijgt een rol als bewaker: welke algoritmes worden gebruikt, wie ziet de output, hoe wordt het ontwerp verantwoord?
Een recent relevant punt is dat slechts een klein deel van de publieke sector al beleid heeft opgesteld voor AI-gebruik: uit het AI-Trendonderzoek 2025 blijkt dat minder dan 30% van de organisaties duidelijke richtlijnen heeft. iBestuur Dit betekent dat veel organisaties nog in de beginfase zitten qua randvoorwaarden, wat wezenlijke risico’s voor de kwaliteit van besluitvorming kan inhouden.
Actuele ontwikkeling: de AI-fabriek in Nederland
Een belangrijke recente stap op nationaal niveau is dat Nederland Europese financiering heeft toegekend gekregen om een zogenoemde AI-fabriek op te zetten. Emerce Deze AI-fabriek is een geavanceerde infrastructuur (supercomputer + data-infrastructuur) waarin onderzoekers, overheden en bedrijven samenwerken aan AI-toepassingen. Naar verwachting zal deze faciliteit in 2027 operationeel zijn.
Wat betekent dit voor de secretaris?
Toegang tot krachtiger rekenkracht: organisaties — waaronder publieke instellingen — kunnen geavanceerdere AI-modellen gebruiken dan voorheen praktisch mogelijk was.
Noodzaak tot samenwerking: de AI-fabriek stimuleert ecosysteemvorming tussen overheden, kennisinstellingen en techbedrijven; de secretaris kan hierbij faciliteren.
Verhoogde verwachtingen: met zo’n nationale infrastructuur komt meer aandacht voor gebruik van AI in de overheid; de rol van de secretaris kan mee veranderen in beleids- of innovatieonderdeel.
Bewaking van belangen: secretarissen moeten erop letten dat besluiten over AI-inzet passen binnen bestuurlijke waarden, onafhankelijkheid en publieke verantwoording.
Scholing en toekomstperspectief
Organisaties investeren steeds vaker in digitale vaardigheden voor ondersteunende functies. Secretarissen die zich verdiepen in AI-tools, data-analyse, ethiek en procesvernieuwing versterken hun positie sterk. Mogelijke toekomstige functietitels kunnen zijn informatieadviseur, governance-AI coordinator of digital secretaris.
Ook is het belangrijk dat secretarissen bijdragen aan de invoering van een coherent AI-beleid in hun eigen organisatie (of gemeente / provincie / instelling). Het opstellen van beleidskaders, risicoanalyses, toetsingsprocedures en een “AI-verantwoordingslijn” kunnen deel uitmaken van hun werk.
Conclusie
AI verandert het werk van de secretaris wezenlijk — het verschuift van uitvoerend naar strategisch, van administratief naar adviserend. Maar de menselijke rol blijft cruciaal: in integriteit, bestuurlijke inschatting en publieke verantwoording.
De recente nationale stap om een AI-fabriek toe te voegen onderstreept hoe Nederland breed inzet op AI-infrastructuur, en biedt kansen voor publieke instellingen om geavanceerde toepassingen te verkennen. Tegelijk is het zorgwekkend dat nog maar weinigen binnen de overheid gedegen AI-beleid hebben — hier ligt een taak voor de secretaris om de brug te slaan tussen technologie en bestuur.