Directiesecretaris - Bibiliotheek Utrecht

Als Directiesecretaris ben je de rechterhand van onze directeur-bestuurder en een belangrijke gesprekspartner voor het managementteam. Je ondersteunt, organiseert en bewaakt onze besluitvormingsprocessen en zorgt dat informatie en acties op het juiste moment op de juiste plek komen. Het is een rol met veel verantwoordelijkheid, waarin je veel schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen, terwijl je steeds volgt wat de directeur nodig heeft.

Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, verzamelt vergaderstukken en zorgt voor opvolging van afspraken. Voor het MT-overleg, het overleg met team- en programmaleiders en de overleggen met de Raad van Toezicht en de OR ben jij de centrale kracht. Bij de vergaderingen van het MT en de Raad van Toezicht maak je ook de notulen – een belangrijk en terugkerend onderdeel van je werk.

Ook onderhoud je regelmatig contact met de accounthouders van de gemeente Utrecht en coördineer je onze jaarlijkse beleidscyclus: je verzamelt input en stelt (meerjaren)beleidsplannen, jaarverslagen en rapportages op.

Daarnaast ondersteun je de directeur in haar contacten met belangrijke relaties en zorg je voor een zorgvuldige voorbereiding van presentaties en besprekingen. Je volgt strategische ontwikkelingen binnen en buiten de bibliotheek en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Soms leid je een project.

Je valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder en maakt deel uit van team Staf.

Hier herken jij je in

We zoeken iemand die structuur brengt, snel schakelt en graag overzicht houdt. Je beweegt je makkelijk tussen strategie, inhoud en proces. Met jouw heldere manier van schrijven en adviseren ondersteun je de directeur en managers op een professionele en prettige manier.

• Je bent analytisch sterk en schrijft vlot en helder.
• Je hebt tact, bestuurlijke sensitiviteit en kunt sturen zonder hiërarchische positie.
• Je hebt kennis van (of affiniteit met) bestuurlijke en organisatorische processen en (financiële) data; kennis van gemeentelijke processen en/of juridische kennis is een pré.
• Je voelt je betrokken bij het werk en de maatschappelijke betekenis van de bibliotheek.
• Je schakelt snel, bent nieuwsgierig en weet wat er speelt binnen én buiten de organisatie.
• Je hebt een positieve, flexibele instelling en vindt het prettig om te werken in een rol waarin de prioriteiten soms worden bepaald door wat de directie nodig heeft.
• Je hebt hbo- of wo-werk- en denkniveau.

Wij bieden jou

• Een afwisselende baan binnen een dynamisch en betrokken team.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• De kans om bij te dragen aan programma’s en activiteiten met maatschappelijke betekenis.
• Een jaarcontract, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een salaris binnen schaal 10 van de cao Openbare Bibliotheken. Bij een werkweek van 36 uur is dit bruto tussen € 4.126 en € 5.401 per maand, afhankelijk van je werkervaring.
• 8% vakantiegeld en 5% eindejaarsuitkering.
• En natuurlijk: je eigen bibliotheekpas.

Solliciteren?

Leuk! Mail ons vóór 11 december 2025 waarom jij deze functie wilt. Voeg je motivatie en cv toe als bijlage en zet in de onderwerpregel: ‘Vacature Directiesecretaris’. Mailen kan naar: vacature@bibliotheekutrecht.nl.

Zijn we nieuwsgierig naar je? Dan nodigen we je uit voor een gesprek op vrijdag 19 december. Klikt het van beide kanten? Dan volgt een tweede gesprek op 8 januari 2026. De gesprekken vinden plaats in Bibliotheek Neude.

Vragen?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Deirdre Carasso, directeur-bestuurder, via d.carasso@bibliotheekutrecht.nl.

Bij indiensttreding vragen wij om een VOG.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.